Diariamente llegan a nosotros noticias de proyectos de infraestructura urbana, pública, minera, industrial, entre otros– que son anunciados, ejecutados, o entregados. Lo que no detallan las noticias es en qué condiciones llegaron a su consecución dichos proyectos y eventualmente, cuáles no pudieron completarse y se encuentran envueltos en procesos de resolución del o los contratos correspondientes.
Podemos afirmar que es posible llevar a cabo cualquier proyecto de infraestructura y completarlo; sin embargo, su desarrollo implica el manejo de una serie de variables que si no se articulan adecuadamente, la ejecución de un proyecto puede tornarse muy accidentada y en extremo frustrarse. Este asunto no es trivial. Recordemos el viejo refrán que dice que “la felicidad es un camino, no un destino”.
En ese sentido, creemos conveniente inaugurar este blog –donde compartiremos conceptos sobre la gestión de proyectos– presentando aspectos medulares que deben abordarse de manera coordinada para lograr que los proyectos se ejecuten en un entorno saludable. Presentaremos estos aspectos a manera de preguntas que un promotor, inversionista o propietario suele plantearse: ¿Por dónde empezar?, ¿Cómo ejecutarlo?, ¿Cómo dirigirlo?, ¿Cómo pagarlo?, ¿Cómo contribuir a generar un entorno colaborativo? y finalmente, ¿Qué riesgos tolerar?
¿Por dónde empezar?
Esta suele ser la primera pregunta. El promotor debe tener un objetivo estratégico que, para ser alcanzado, requiera emprender un determinado proyecto. En este sentido, no es extraño que el promotor conozca qué nivel de servicio debe proveer el producto final, pero no necesariamente tenga los recursos para diseñarlo, y menos aún, construirlo. Eventualmente, resulta medular que un promotor pueda sentar las bases de una buena definición conceptual del proyecto antes de continuar avanzando.
Por lo tanto, es importante entender las etapas o fases del proyecto que será necesario transitar, saber en qué etapa se encuentra, y decidir cuáles contratará a un tercero. El nivel de complejidad del proyecto y los tiempos para entrega pueden definir si el diseño y la construcción son ejecutados por un mismo proveedor o no.
¿Cómo ejecutarlo?
A continuación, se debe determinar cómo hacer el proyecto. Esto se puede analizar en dos niveles, interno y externo. Un nivel interno es ver la capacidad de la organización del promotor, y determinar qué procesos del proyecto (a nivel de ejecución o gestión) puede asumir. A partir de lo que no pueda asumir, debe buscar externamente proveedores que tengan el know-how para ello. En proyectos de alta complejidad, esto puede ser un reto. Aquí será necesario definir cuál será el Project Delivery Method bajo el cual manejará el proyecto.
¿Cómo dirigirlo?
Una vez definida la forma de ejecutar el proyecto, se debe identificar a los interesados (stakeholders) del mismo. Esto es importante a fin de poder establecer los niveles de responsabilidad de cada interesado, desde el promotor (a nivel interno) hasta el contratista, diseñadores, entidades reguladoras, etc. Esto se conoce como Project Governance. Establecer responsabilidades claras permite dos cosas:
- Asegurar que la toma de decisiones sea efectiva y eficiente
- Asegurar que el promotor mantenga la capacidad y habilidad para entregar el proyecto
¿Cómo pagarlo?
Este aspecto se encuentra asociado al nivel de definición del proyecto, y la tolerancia al riesgo del promotor. Mientras mejor definido esté el alcance de un proyecto y más estable sea su contexto, se puede optar por un Mecanismo de Contraprestación a suma alzada o por actividades completadas. En contraposición, en la medida que exista una dosis de incertidumbre a nivel de diseño y/o contexto, el mecanismo de contraprestación a precios unitarios surgirá como una mejor opción. En un extremo, es decir, ante un escenario de alta incertidumbre en el diseño y/o variables de contexto, el reembolso de costos será una opción recomendable. En este último caso, será pertinente considerar un incentivo de desempeño a fin de limitar el potencial incremento del costo.
¿Cómo contribuir a generar un entorno colaborativo?
Las buenas prácticas de ejecución de proyectos promueven la Colaboración entre los promotores y ejecutores. La disyuntiva no es si colaborar o no, sino cómo hacerlo de manera efectiva. Algunos creen que esto depende de herramientas tecnológicas, pero en la práctica depende de la actitud proactiva y constructiva de las partes y de un contrato con una distribución de riesgos balanceada, prescripciones técnicas bien desarrolladas, entre otros elementos que se requieren definir con precisión. Una colaboración eficaz permite evitar contratiempos durante el proyecto, evitando que ninguna de las partes caiga en sobre costos que no agreguen valor al mismo.
¿Qué riesgos tolerar?
Por último, es importante que el promotor tenga claro qué tipo de riesgos puede asumir. Estos riesgos pueden ser operativos, financieros, sociales, regulatorios, entre otros. El riesgo no debe ser asignado arbitrariamente, sino a quien esté en mejores condiciones de administrarlo y controlarlo. Sin embargo, es importante mencionar que hay riesgos que no pueden disociarse del promotor, y que éste debe estar preparado para afrontarlos en forma diligente y oportuna. Es fundamental que el promotor defina con claridad cómo se hará la distribución de riesgos entre los Stakeholders del proyecto.
Estos aspectos se deben tratar en su conjunto a fin de integrarlos adecuadamente. Existen decisiones dentro de cada aspecto, que por sí mismas pueden tener sentido, pero al tratar de articularlas con otro aspecto, lo pierden.
Por ejemplo, el promotor sólo tiene el diseño conceptual, y desea que el diseño de detalle y la ejecución este a cargo de un solo contratista. Sin embargo, no quiere asumir ningún riesgo financiero, por lo que desea adjudicar el proyecto bajo una suma alzada, tanto para el diseño como la construcción. Estas decisiones, el cómo ejecutarlo y qué riesgos tolerar, resultan coherentes si se analizan por separado, pero contraproducentes en conjunto.
Por lo tanto, se sugiere tomar estas decisiones aplicando un expertise técnico de gestión, a fin de integrar los aspectos de manera adecuada.
Estén atentos, en próximos artículos exploraremos más a detalle los puntos expuestos. Mientras tanto, esperamos sus comentarios para conocer sus puntos de vista sobre estos temas.