De acuerdo a ley (30225), se requiere abrir un Cuaderno de Obra cada vez que se inicia una obra pública (en obras privadas se suele replicar esta disposición). El objeto de este Cuaderno de Obra es anotar los hechos relevantes y consultas durante la obra.

Es así que este documento suele considerarse como el medio de comunicación “oficial” de la obra, donde todo lo que ocurra y pueda afectar el proyecto debe estar registrado en el mismo. Sin embargo, dentro de la práctica moderna de la Gestión de Proyectos, esto resulta contraproducente para la obra, por los siguientes motivos:

• La comunicación deja de ser estructurada, todos los asientos tienen el mismo formato, requiriendo un esfuerzo adicional de clasificación,
• La información dentro de los asientos carece de estructura,
• Se limita la calidad de la información entre las partes,
• Se limita la cantidad de interacciones entre los stakeholders
• El registro es físico, se anota en un cuaderno (aunque recientemente con la Directiva N° 009-2020-OSCE/CD se ha empezado a usar el Cuaderno de Obra Digital).

A continuación, procedemos a detallar cada uno de estos motivos, mencionando además cómo puede usarse el Cuaderno de manera complementaria a fin de no afectar la gestión del proyecto.

 

Falta de Comunicación Estructurada

Dentro de los procesos de comunicación de un proyecto, existe una serie discreta de categorías de comunicación, cada uno atendiendo un aspecto de la gestión del proyecto.

Es así que se tienen, por ejemplo: Solicitudes de Información (para hacer consultas técnicas), los Expedientes de Adicionales o Ampliaciones de Plazo (para presentar modificaciones a los alcances del contrato), los Submittals (para presentar las EETT de los equipos y/o materiales a instalar, para aprobación previa a su adquisición), las No Conformidades (que aplican tanto para Seguridad Ocupacional como Calidad), los Protocolos (registros de Calidad en campo), las Valorizaciones (registros de lo ejecutado de acuerdo al método de medición del contrato), etc.

Cada una de estas categorías puede tener un gran número de entradas. De hecho, se suelen usar matrices de control documentario para registrarlas durante la obra.

Sin embargo, en un Cuaderno de Obra los asientos son numerados, todos, de forma correlativa. Es decir, no se distingue el tema que trata el asiento dentro de su codificación. Esto genera la necesidad de hacer un retrabajo importante durante la ejecución, transcribiendo los asientos, o por lo menos el tema que les compete, a una matriz digital, con su número y fecha, para poder clasificarlos de la manera como se describió previamente.

Muchas obras no hacen esto por falta de recursos. Suele pasar que los proyectos con menos recursos tienden a tener un menor orden, y en caso ocurra una disrupción en el mismo, tanto los Contratistas, como Supervisores y Entidad, suelen regresar al Cuaderno de Obra a buscar los asientos relacionados para tratar de reconstruir los hechos. Esto genera una carga muy pesada de trabajo que sólo dificulta el proceso de revisión y toma de decisiones.

 

Falta de Información Estructurada

A diferencia del punto anterior, el siguiente problema de depender de un registro del Cuaderno de Obra es que la estructura del contenido de cada asiento es libre, quedando a criterio de cada autor.

Es importante estructurar adecuadamente los formatos de los documentos tratados en el punto anterior, porque se deben tocar puntos muy específicos en cada uno, los cuales podrían resultar la diferencia entre un documento útil de uno inútil o deficiente.

Esta libertad incluso permite escribir asientos insustanciales, con poca información o irrelevantes. Nuevamente, esto sólo genera pérdida de tiempo y atención durante la obra, que podría ser empleada de mejor manera en otros asuntos.

 

Limitación en la calidad de la comunicación

Al comunicarse formalmente de forma escrita, e intercalada, se propicia un ambiente de confrontación. Hay una persona en un lado, contestando o reclamando algo a la persona del otro lado.

Este mecanismo es exactamente lo opuesto a lo que se propone en la Gestión de Proyectos moderna. Recientes métodos como el “Integrated Project Delivery” basan su filosofía en integrar todos los aspectos del proyecto, incluyendo la organización del mismo. Es así que, para incrementar las posibilidades de éxito de un proyecto, se sugiere que todos los involucrados tomen partido del mismo lado, solucionando problemas en conjunto. Esto dista considerablemente de las prácticas actuales a nivel nacional, donde cada stakeholder busca transferir la solución de los problemas a otro.

El hecho de tener información estructurada, en base a formatos pre establecidos, ayuda a evitar este tipo de comunicaciones conflictivas. Estos formatos no dan lugar a la opinión, uso de adjetivos, o confrontación. Es simplemente trasladar información técnica a fin de informar o tomar una decisión.

 

Limitación en la cantidad de interacciones 

Considerando que en el Cuaderno de Obra sólo puede escribir el Residente y el Supervisor designados, se limita la integración de los equipos de ambos stakeholders en la solución de problemas. Se genera un “embudo” de información, donde se pierde la interacción valiosa entre distintos profesionales, que podrían coadyuvar a alcanzar los objetivos.

De hecho, la comunicación formal descrita en el primer punto debería fluir desde distintos niveles de cada organización. Es decir, no debería ser el Residente quien comunique un Submittal al Jefe de Supervisión, sino que podría ser el Jefe de Calidad del Contratista quien lo haga con el responsable de calidad de la Supervisión.

No obstante, esto podría representar un riesgo al proyecto si es que no se hace de manera ordenada. Para poder organizar los flujos de comunicación en el proyecto, es necesario establecer una Matriz de Comunicaciones, indicando el responsable de cada parte de emitir, recibir, responder y revisar la información. Evidentemente, para desarrollar este documento se requiere primero conocer todos los procesos de gestión que pueden existir en un proyecto, y asignarlos a cada miembro del equipo.

 

El registro es físico

Si bien una directiva reciente de la OSCE ha introducido el Cuaderno de Obra digital en las obras públicas, aún existen proyectos con cuadernos físicos. El hecho de ser físico genera múltiples problemas: es propicio a extraviarse, el cuaderno se tiene que “prestar” entre las partes, la letra puede (y suele) ser ilegible, hay errores materiales como no colocar el número de asiento o fecha correctos, se puede dañar físicamente, sin tener copias de respaldo, entre otros.

Es común que existan asientos sólo para que una de las partes reclame a la otra que el Cuaderno “no estuvo disponible para su uso”, dando a entender que fue a propósito, generando aún mayores conflictos. En pleno siglo 21, este tipo de ocurrencias resultan cuando menos absurdas.

 

Uso efectivo del cuaderno de obra  

Si bien hemos expuesto varias deficiencias al uso del Cuaderno de Obra físico, creemos que no todo es negativo. De hecho, un buen uso del Cuaderno de Obra consiste en registrar los hechos relevantes durante la jornada, reflejando lo realmente acontecido.

Esto puede ser redundante con algunas comunicaciones formales, siempre que se tengan los formatos y mecanismos de gestión para utilizarlas. Por ello es que, en estos casos, los asientos deberían ser muy simples y relativamente cortos, a manera de complemento o confirmación de un documento formal de gestión.

Por ejemplo, en vez de transcribir toda la valorización de obra en un asiento, bastaría que se indique que en la fecha “A” se presentó la valorización “B”. De la misma manera, se puede confirmar el cumplimiento de cualquier hito con un asiento (esto no implica que no se presente el cronograma actualizado cada mes). Similarmente, si se tiene una consulta de obra, presentada formalmente como una “Solicitud de Información” en un formato pre establecido, el asiento serviría sólo para registrar que se envió la Solicitud “C” en la fecha “D”.

 

Creemos que es un cambio positivo el implementar un Cuaderno de Obra digital, sin embargo, esto solo resolvería algunos de los problemas expuestos en este artículo. Por lo demás, se mantendría la esencia confrontacional que propone el Cuaderno de Obra, la limitación comunicacional y la rigidez administrativa del contrato.

Para solucionar esto, se requiere una reformulación de la propia Ley de Contrataciones del Estado, utilizar contratos estandarizados, desarrollar formatos específicos de comunicación y crear un esquema colaborativo desde las propias reglas de juego. Ello propiciaría el uso de mecanismos comunicacionales más eficientes en los proyectos, mejorando el desempeño de los mismos, y ahorrando millones al Estado Peruano.

 

Referencias:

Ley 30225 y su Reglamento

Directiva N° 009-2020-OSCE/CD